Hotêsse d'Accueil - Assistante Administrative H/F - SEWS-E

La société Sumitomo Electric Wiring Systems Europe (SEWS-E), acteur majeur dans le secteur de l'industrie Automobile, est fière de vous proposer une opportunité unique de rejoindre nos équipes. Notre entreprise, basée dans la ville dynamique d'Elancourt est en plein essor et se distingue par son innovation constante, son engagement envers la qualité et son environnement de travail stimulant et collaboratif. Nous sommes une entreprise où chaque employé peut évoluer et se développer professionnellement, contribuant ainsi à la croissance de notre entreprise.SEWS-E favorise fortement l'employabilité des personnes avec le statut RQTH.
Nous recherchons une personne dynamique pour occuper le poste d'Hôtesse d'Accueil / Assistante Administrative au sein de notre structure.Mission principale :L'hôtesse d'accueil est le premier point de contact des visiteurs et des collaborateurs au sein de l'entreprise. Elle assure l'accueil physique et téléphonique, tout en ayant pour responsabilité la gestion des réservations des voyages professionnels des salariés.L'hôtesse d'accueil sera rattaché au Service RH, sous la responsabilité de la DRH.Responsabilités :1. Accueil des visiteurs et gestion de l'accueil :Accueillir les visiteurs (internes et externes) de manière professionnelle, courtoise et bienveillanteAssurer la gestion des appels téléphoniques entrants et les rediriger vers les bonnes personnes ou servicesVeiller à la bonne tenue de l'espace d'accueil et des salles de réunion (préparation, gestion des demandes de matériel, etc.)Assurer le suivi des badges d'accès pour les visiteursGestion du bâtiment (maintenance de la sécurité, suivi des registres de sécurité)2. Gestion des réservations des voyages professionnels :Recevoir et traiter les demandes de réservations de voyages (billets de train, avion, hôtels) pour les collaborateurs en fonction des besoins exprimésRechercher les meilleures options de transport et d'hébergement en termes de coût et de praticitéAssurer la coordination des voyages (réservation, confirmation, modifications, annulations) et fournir les informations nécessaires aux collaborateurs (horaires, itinéraires, détails pratiques)Veiller au respect des politiques de voyage et des budgets alloués par l'entrepriseMaintenir un suivi rigoureux des réservations effectuées et des voyages à venir3. Tâches administratives :Assurer la gestion du courrier et des colis entrants et sortantsParticiper à diverses tâches administratives au sein de l'entreprise, telles que la préparation de documents, la gestion de la logistique pour les événements internes ou les réunionsApporter un soutien ponctuel aux services RHGérer les services généraux (Relation avec les Fournisseurs locaux, négociation et suivi des contrats (Locaux, assurances, nettoyage, maintenance des bureaux), commande des fournituresTransfert des factures à la Comptabilité basé au Royaume-Uni (Résolution des litiges, vérification)4. Gestion des véhicules de fonctionAssurer la gestion des véhicules de fonction mis à disposition des collaborateursGérer le planning d'utilisation des véhicules de pool, des besoins des collaborateurs (réservation, attribution et suivi des déplacements).Veiller à la maintenance régulière des véhicules : organisation des contrôles techniques, des réparations et des renouvellements de l'assurance.Suivre l'entretien des véhicules (vidanges, réparations, contrôle des niveaux, etc.) et veiller à leur bon état de fonctionnement.Assurer la gestion des documents liés aux véhicules : carte grise, assurance, carnet d'entretien, etc.Établir un suivi des kilomètres parcourus Garantir le respect des procédures internes en matière d'utilisation des véhicules de fonction et de gestion des dépenses associées.Assurer les restitutions ou commandes des voitures.Gestion de la fiscalité des véhicules de fonction.

Profil recherché :Accueil et sens du service clientMaîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook) Sens de l'organisation, rigueur et capacité à gérer plusieurs tâches simultanémentDiscrétion et confidentialité dans le traitement des informations sensiblesProactivité et capacité à résoudre rapidement les problèmesAutonomie et réactivité pour gérer les imprévus liés aux voyages et à l'utilisation des véhicules Bonne maitrise du Français et de l'Anglais (Oral et écrit)Dynamique

• Mécanique automobile
• Service client
• Outlook
• Anglais
• Logiciels bureautiques
• Compétences ménagères
• Autonomie
• Excel
• Droit fiscal
• Word
• Pro-activité
• Facturation
• Traitement du courrier
• Français
• Réactivité
• Entretien de véhicules